郵便局との銀行口座のデータのやり取りは困難でした

郵便局とのデータのやり取りではCSVファイルを使いましたが慣れるまでは大変でした…

久しぶりになってしまいましたが、前回の記事「今では郵便局で口座引き落としのお世話になっています。」の続きをお話ししようと思います。

初心者には難しいCSVファイル

私はある程度パソコンを使用していましたので、生徒氏名や口座番号の入力は問題なく出来たのですが、CSVファイルとやらは初めてでしたから、
月ごとのフロッピーの提出前には四苦八苦することもありました。

普通個人でCSVファイルなんて使う事はあまりないと思いますが、企業間のデータのやり取りでは一番多く使われているようです。
パソコンに詳しくない私には、また、CSVファイルの未経験者にはなかなか難しいものでした。

実際に使用した方ならお分かりになると思いますが、少しでも途中の操作が間違えていると簡単にはいかない作業だったのです。

パソコンで入力した生徒氏名等のエクセルの表はパソコン内に保存するのではなくフロッピーに保存し、そのフロッピーを元にCSVファイルを使って郵便局に送るデータを作成するわけです。

また、毎月同じデータを郵便局に送っていたわけではありません。
金額が異なる月もありますし、生徒の転出入があると削除や追加が必要になってきます。
そして、何よりも引き落としの日にちを入力しなければならないのが大変でした。

フロッピーからCD、そしてUSBメモリーを使用するようになりました。

前回の記事で「フロッピーからCDへの変更」と書かせて頂きましたが、パソコンでデータ送信するようになるまでは郵便局への提出はずっとフロッピーでした。

郵便局の引き落としを始める以前から事務室には2台のパソコンが支給されていましたので、県費の事務職員と私にはそれぞれ専用のパソコンがありました。

保護者の郵便局口座の情報をパソコン内に保存していると、パソコン自体が盗難にあった場合に大事な個人情報が漏れるといけないので、
常にフロッピーに保存して作業をしていました。

そのうちに学校で購入する事務用品の中でフロッピーがなくなり、CDを購入するようになったため職員は殆どCDを使用するようになったのです。

この時は私もCDを使っていましたので郵便局の個人情報はCDに保存していました。

そして、CDを使い始めて1～2年くらいしか経っていなかったと思うのですが、今度はUSBメモリーへの保存が主流になってきました。
当時はまだUSBメモリーは高価でしたので、郵便局引き落とし用としてPTA会費から購入していただきました。

わずか数年の間にフロッピー、CD、USBメモリーを個人情報の保存に使用しましたが、郵便局への提出はしばらくの間フロッピーでした。

郵便局とのフロッピーのやり取りは厳重でした。

郵便局に提出するフロッピーは専用のほんとに小さなジーンズ生地のような布製のバッグでした。
ファスナーを締めて、そのファスナーが開かないように鍵をかけたのです。
その鍵は担当者の私と郵便局にしかありませんので大事に保管しました。

提出するフロッピーをバッグに入れ鍵をかけると郵便局の窓口に毎月届けます。
郵便局で引き落としの手続きが終わると、バッグに入ったフロッピーはまた学校に戻されます。

学校にフロッピーが戻ってくる時は、郵便物として書留で来るのでバッグは封筒に入っていました。

そして、翌月の引き落とし作業までは鍵のかかるところにそのフロッピーをしまっておきます。
郵便局とは毎月その繰り返しです。

実は、引き落としが始まる前に郵便局の方が各学校を何度か訪問してくださいました。

郵便局にお願いすることになってから、担当の方が3度か4度ほど学校に来てくださいました。

最初は大まかな引き落とし事務の流れや郵便局通帳の作成について、また取引を始めるにあたっての書類を持って見えました。
2回目は担当者の私との面談のような感じで、パソコンの入力は大丈夫かとか、少しお話した後で私が使うパソコンにCSVファイルのソフトを取りこんでくださいました。

その次はCSVファイルの使い方やそれに関するテキストのような冊子を頂き、その説明をしていただきました。
そして、はっきりとした記憶はないのですが初回の引き落としの際にもう一度来てくださり、一緒に提出用のフロッピーを作成したと思います。

やはり最初の引き落とし日には心配で何となく落ち着かなかったです。

なにより、学校内で自分一人しかCSVファイルを使用できないという事に常に多少の不安感がありました。
幸いにも私の息子がパソコン関係の仕事に就いていたので、どうしてもわからない時は教えてもらいました。

数年の間そうやって頑張っているうちに、またまた頭の痛い事になったのでした。

今度は引き落としデータをパソコンで郵便局に送信するというのです。

USBメモリーに保存してある物をパソコンに取り込んで、それをすぐに送るだけならまだ簡単なのですが、いくつかの作業をして送れるデータに変換しなければならず、これがまたCSVファイルと同じくらい複雑で慣れるまでは大変でした。

一応テキスト（教科書）となるものがあったのでそれを見ながらやってはいましたが、最初のうちはやっぱり途中でわからなくなり郵便局のサポートセンターに何度かお世話になりました。

慣れるまでは難しいだろうというので、わからなくなったらここに電話して聞いてください、とパソコンの片隅に電話番号の書かれたシールを貼って頂いてあったのです。

あとから聞きましたが、一度も電話しなかった人はいなかったようです。
他校の担当者に会うと必ずと言っていいほど電話で聞きながらやっているとの事でした。

今、思い出しても毎月毎月必死の思いで作業していたのを覚えています。

次回は郵便局から送られてくる引き落とし明細のお話を、と思っています。